6 Nhiệm Vụ Chính & 18 Luồng Tự Động
Admin-Ops

01. QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT & TÀI SẢN

Mã phân hệ: ADM-S01 (Facility Management)

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Kiểm kê tài sản định kỳ; (2) Lập lịch bảo trì thiết bị; (3) Tối ưu hóa diện tích văn phòng; (4) Quản lý vệ sinh và an ninh; (5) Giám sát năng lượng văn phòng; (6) Mua sắm vật tư tiêu hao hành chính.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Lịch bảo trì đến hạn hoặc Cảm biến IoT phát hiện sự cố → AI tự động tạo phiếu yêu cầu (Request) trên Misa AMIS.
2
Nhân sự quét mã QR tài sản báo hỏng → Hệ thống AI tự động phân loại, định tuyến thông tin đến kỹ thuật viên phù hợp.
3
Vật tư văn phòng chạm ngưỡng tối thiểu thiết lập → AI tự động soạn thảo đơn mua hàng gửi trực tiếp cho phòng Procurement.

02. ĐIỀU PHỐI DI CHUYỂN & HẬU CẦN

Mã phân hệ: ADM-S02 (Travel & Fleet)

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Tiếp nhận yêu cầu xe; (2) Sắp xếp lộ trình tối ưu; (3) Đặt vé máy bay và khách sạn; (4) Kiểm soát định mức xăng dầu; (5) Vận hành bảo trì đội xe; (6) Thanh quyết toán chi phí công tác.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Lịch trình công tác được phê duyệt trên Google Calendar → AI tự động check trạng thái xe trống/vé máy bay → Gửi thông tin xác nhận cho nhân sự.
2
Tọa độ GPS và số Km thực tế truyền về → AI tự động đối chiếu định mức quy định → Tự động phát cảnh báo đỏ nếu sai lệch chi phí > 5%.
3
Xuất hiện yêu cầu đặt phòng khách sạn → AI quét danh sách đối tác ưu tiên của tập đoàn → Tự động chọn giá tối ưu và gửi lệnh booking.

03. DỊCH VỤ ĐỜI SỐNG & SUẤT ĂN văn phòng

Mã phân hệ: ADM-S03 (Catering)

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Tổng hợp định mức suất ăn hàng ngày; (2) Kiểm soát an toàn vệ sinh thực phẩm; (3) Quản lý nhà ở chuyên gia; (4) Điều phối hoạt động canteen; (5) Tối ưu hóa rác thải thực phẩm; (6) Thanh quyết toán nhà cung cấp suất ăn.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Dữ liệu thô truyền về từ hệ thống chấm công Misa → AI dự báo số lượng suất ăn cần chuẩn bị → Tự động gửi đơn đặt hàng cho bếp ăn trước 9h sáng.
2
Nhân sự điền form phản hồi chất lượng món ăn (Google Forms) → AI phân tích cảm xúc dữ liệu → Tự động điều chỉnh thực đơn tuần tiếp theo.
3
Lịch lưu trú của chuyên gia cập nhật trên hệ thống → AI tự động đồng bộ kích hoạt quy trình check-in/check-out và lệnh dọn phòng.

04. ĐỐI NGOẠI & HỖ TRỢ PHÁP LÝ

Mã phân hệ: ADM-S04 (Relations)

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Tiếp đón khách quý; (2) Tổ chức sự kiện nội bộ; (3) Quản lý hồ sơ pháp lý công ty; (4) Kiểm soát quy trình đóng con dấu; (5) Quan hệ cơ quan chính quyền; (6) Quản lý thời hạn giấy phép kinh doanh.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Khách hàng đăng ký lịch lịch làm việc → AI tự gửi mã QR check-in kèm theo sơ đồ chỉ dẫn đường đi chi tiết qua Zalo/Email.
2
Xuất hiện yêu cầu đóng dấu hồ sơ → AI kiểm tra tính hợp lệ pháp lý của chữ ký số → Tự động lưu vết Audit Trail đồng bộ.
3
Thời hạn giấy phép sắp hết hạn trước 90 ngày → AI tự động nhắc lịch cho chuyên viên pháp lý và tự động chuẩn bị bộ hồ sơ mẫu theo quy định.

05. VĂN THƯ & LƯU TRỮ SỐ HÓA

Mã phân hệ: ADM-S05 (Documentation)

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Tiếp nhận công văn đi/đến; (2) Phân loại hồ sơ lưu trữ; (3) Quét và số hóa tài liệu giấy; (4) Quản lý kho lưu trữ vật lý; (5) Thiết lập cây thư mục số trên Drive; (6) Bảo mật thông tin tài liệu tối mật.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Hệ thống nhận Email công văn đến → AI phân tích sâu nội dung văn bản → Tự động phân loại và chuyển tiếp đến phòng ban phụ trách trong < 30s.
2
Tài liệu mới được nhân sự tải lên Google Drive → AI tự động phân tích gắn nhãn định danh (Tagging) và đặt tên file theo chuẩn cấu trúc Batacasa.
3
Hồ sơ chạm ngưỡng hết hạn thời gian lưu trữ → AI tự động xuất danh sách đề xuất thanh lý hoặc chuyển kho vĩnh viễn chờ quản lý duyệt.

06. QUAN TRỊ NGÂN SÁCH & CHẤM CÔNG

Mã phân hệ: ADM-S06 (HR Admin & Budgeting)

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Tổng hợp dữ liệu chấm công thô; (2) Kiểm soát ngân sách OpEx phòng ban; (3) Thanh quyết toán tạm ứng; (4) Quản lý chế độ phúc lợi nhân viên; (5) Xuất báo cáo Admin định kỳ; (6) Phân tích tối ưu hóa chi phí vận hành.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Dữ liệu thô truyền về từ máy chấm công/Misa → AI tự động xử lý tính toán bảng công và gửi thông tin xác nhận qua Mobile App cho từng nhân sự.
2
Chi phí hành chính phát sinh trong tháng → AI tự động trừ vào quỹ ngân sách phòng ban → Tự động bật cảnh báo đỏ nếu chi phí vượt ngưỡng 10%.
3
Dữ liệu chi tiêu tổng hợp hàng tháng → AI tự động xuất báo cáo phân tích BI (Business Intelligence) so sánh chi tiết giữa kế hoạch vs thực tế.